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O comércio internacional exige planejamento, controle e decisões assertivas para manter a competitividade. Criar um departamento de comércio exterior reduz custos, otimiza processos e amplia autonomia. Além disso, essa estrutura garante agilidade nas respostas e profissionalismo em todas as etapas que compõem a cadeia logística.

Neste artigo, explicaremos em detalhes como montar esse setor, quais profissionais e tecnologias são indispensáveis, além das principais rotinas que devem ser internalizadas para assegurar eficiência e conformidade. Boa leitura!

Quando é a hora certa de estruturar esse departamento?

A criação de um departamento de comércio exterior deve ser considerada quando determinados sinais se tornam evidentes na rotina corporativa. Entre os principais indicadores, destacam-se:

• volume crescente de operações: quando importações e exportações deixam de ser ocasionais e passam a ocorrer com frequência, a internalização dos processos se torna mais vantajosa, garantindo padronização e eficiência;
• dependência de terceiros: empresas que dependem exclusivamente de consultorias, despachantes ou parceiros externos podem enfrentar atrasos, custos elevados e menor controle sobre cada etapa. Um setor próprio assegura maior autonomia;
• necessidade de respostas ágeis: o ambiente internacional exige tomadas de decisão rápidas. Contar com uma equipe interna permite reagir de forma imediata a imprevistos, reduzindo riscos e preservando a competitividade.

 O que compõe um departamento de comércio exterior?

Para que o setor funcione de maneira eficaz, é indispensável uma combinação entre equipe qualificada, tecnologias adequadas e processos bem estabelecidos.

Equipe mínima: analista, coordenador, apoio contábil e jurídico

Uma estrutura inicial deve contemplar:

• analista de comércio exterior: responsável pela execução das atividades operacionais, elaboração de documentos e acompanhamento de embarques;
• coordenador: encarregado de organizar fluxos, supervisionar rotinas, monitorar indicadores e garantir conformidade com legislações;
• apoio contábil e jurídico: atua na gestão tributária, fiscal e contratual, prevenindo riscos e assegurando segurança jurídica.

Essa composição, ainda que enxuta, garante o funcionamento básico do setor e pode ser ampliada conforme a demanda evoluir.

Softwares essenciais: ERP, sistemas para DUIMP, controle de câmbio

A tecnologia desempenha papel central na gestão de comércio exterior. Entre os sistemas indispensáveis, destacam-se:

• ERP integrado: permite a centralização das informações corporativas, facilitando a comunicação entre áreas e a automação de processos;
• sistemas para DUIMP: essenciais para o registro e acompanhamento de operações no Portal Único de Comércio Exterior;
• plataformas de controle de câmbio: contribuem para o gerenciamento de contratos, liquidações e variações monetárias, oferecendo maior previsibilidade financeira.

A adoção dessas ferramentas assegura precisão, segurança e agilidade nas operações.

Principais rotinas e processos a serem internalizados

Ao estruturar um departamento de comércio exterior, é fundamental definir quais atividades serão realizadas internamente, de modo a reduzir a dependência de terceiros e fortalecer o controle sobre a operação. Entre as principais rotinas, destacam-se:

• emissão de documentos: elaboração de faturas comerciais, packing lists e certificados de origem, fundamentais para os trâmites aduaneiros;
• classificação fiscal: correta atribuição da NCM aos produtos, etapa essencial para evitar erros tributários e penalidades;
• gestão de contratos e fornecedores: acompanhamento de cláusulas contratuais, prazos de entrega e negociações comerciais com parceiros nacionais e internacionais;
• logística e desembaraço aduaneiro: planejamento do modal de transporte, coordenação logística, acompanhamento do desembaraço e liberação de mercadorias.

Essas atividades, quando internalizadas, aumentam a eficiência, proporcionam maior segurança jurídica e otimizam a gestão de custos.

Por que estruturar um departamento de comércio exterior

A criação de um departamento de comércio exterior é estratégica, oferecendo autonomia, profissionalismo e eficiência nas operações internacionais. Internalizar esse setor aumenta o controle, reduz riscos e amplia a competitividade da empresa. É especialmente recomendado para negócios em crescimento ou que realizam importações e exportações com frequência.

Deseja estruturar o departamento de comércio exterior da sua empresa? A CAMEX pode orientar sua organização desde o primeiro passo.

Em resumo